Bestelleingang ohne Abtippen.
Auftragsdock liest Ihre eingehenden Kundenbestellungen aus E-Mail und PDF, gleicht sie gegen Ihre ERP-Stammdaten ab und legt sie Ihrem Innendienst als fertigen Auftragsentwurf zur Freigabe vor.
Managed Service. Keine Software zu installieren, keine ERP-Migration, kein Projekt über sechs Monate.
Hallo Herr Vogt,
wie besprochen bitte noch auf die Baustelle Marktstr. 14 liefern:
- 12x Sanpress Bogen 90° 22mm
- 4 Stck. Alpha2 25-60 180
- 20 lfm Dämmschalen 22mm wie letztes Mal
- 2 Ausdehnungsgefäße 25l
Liefertermin wenn möglich Freitag. Danke und Grüße, M. Brandt
Ihre teuersten Mitarbeiter tippen ab, was ein Kunde bereits geschrieben hat.
Bestellungen kommen als Fließtext-Mail, als PDF aus einem fremden System, als abfotografierte Liste. Jede einzelne wird von Hand ins ERP übertragen. Das kostet Zeit im Tagesgeschäft, erzeugt Erfassungsfehler und blockiert genau die Leute, die eigentlich verkaufen sollen.
Bearbeitungszeit pro Bestellung von Hand, inklusive Rückfragen und Artikelsuche.
Wenn der Bestelleingang stapelt, verschiebt sich die Auslieferung – nicht die Bestellung.
Wissen über Kunden-Sonderbezeichnungen steckt in Köpfen, nicht im System.
Vier Schritte, danach läuft es im Hintergrund.
Bestellungen werden weitergeleitet
Sie richten eine Weiterleitung von Ihrem Bestellpostfach ein. Mehr passiert auf Ihrer Seite nicht. Kein Zugriff auf Ihr ERP von außen, wenn Sie das nicht wollen.
Inhalte werden ausgelesen
Aus E-Mail-Text, PDF-Anhang oder Scan werden Kunde, Positionen, Mengen, Liefertermin und Lieferadresse extrahiert – auch aus unstrukturiertem Fließtext.
Abgleich gegen Ihre Stammdaten
Jede Position wird gegen Ihren Artikelstamm, Ihre Kundennummern und die bisherige Bestellhistorie geprüft. Was eindeutig ist, wird zugeordnet. Was nicht eindeutig ist, wird markiert.
Freigabe durch Ihren Innendienst
Der fertige Auftragsentwurf liegt zur Kontrolle vor. Ein Blick, ein Klick, im ERP. Die Verantwortung für den Auftrag bleibt bei Ihnen – gewollt.
KI interpretiert.
Code kontrolliert.
Das ist keine Formulierung fürs Marketing, sondern die Architektur. Ein Sprachmodell ist gut darin, aus „die Dämmschalen wie letztes Mal“ eine Absicht zu erkennen. Es ist ungeeignet dafür, Artikelnummern oder Preise zu erzeugen. Deshalb darf es das bei uns nicht.
Was das Sprachmodell tut
- Bestelltext in Struktur überführen
- Positionen, Mengen und Einheiten erkennen
- Kundenformulierungen einem Suchbegriff zuordnen
- Termin- und Adressangaben herauslesen
Was es nicht darf
- Artikelnummern erfinden oder ergänzen
- Preise, Rabatte oder Konditionen bilden
- Adressen vervollständigen oder korrigieren
- Aufträge ohne menschliche Freigabe auslösen
Jede Artikelnummer, jeder Preis und jede Adresse stammt aus Ihrem Stammdatensatz – geprüft durch reguläre Programmlogik, nicht durch das Modell. Findet der Abgleich keine eindeutige Zuordnung, erfindet das System nichts, sondern legt die Position dem Innendienst vor. Auffällig ist nicht, wenn Auftragsdock etwas markiert. Auffällig wäre, wenn es das nicht täte.
Vergleichen Sie es mit der Kraft, die Sie sonst dafür einstellen.
Der ehrlichste Vergleich ist nicht „KI gegen keine KI“, sondern Auftragsdock gegen eine zusätzliche Kraft für die Bestellerfassung.
| Aushilfe im Innendienst | Auftragsdock | |
|---|---|---|
| Kosten pro Monat | rund 760 € | 760 € |
| Kapazität pro Monat | ca. 600 Bestellungen | 2.500 Bestellungen |
| Verfügbarkeit | rund 30 Std./Monat, Urlaub, Krankheit | durchgehend, auch abends und samstags |
| Einarbeitung | Wochen bis Monate | einmalig zur Einrichtung |
| Wenn die Menge steigt | zweite Kraft suchen | Volumen erhöhen |
| Fachliche Prüfung | durch die Aushilfe | durch Ihren erfahrenen Innendienst |
Annahme Aushilfe: rund 30 Std./Monat im Rahmen einer geringfügigen Beschäftigung, bei realistischen 20 Bestellungen pro Stunde. Auftragsdock ersetzt keine Fachkraft – es nimmt ihr das Abtippen ab und lässt ihr die Entscheidung.
Ein Preis, der auf der Website steht.
Sie sollen nicht drei Gespräche führen müssen, um zu erfahren, ob sich das für Sie überhaupt rechnet.
- Bis zu 2.500 Bestellungen im Monat
- Alle Eingangsformate: E-Mail, PDF, Scan
- Laufender Betrieb und Überwachung durch uns
- Anpassungen bei neuen Kundenformaten inklusive
- Monatlich kündbar nach der Pilotphase
Einrichtung und Anbindung an Ihr ERP: Stammdatenabgleich, Abbildung Ihrer Bestellwege, Test an Ihren echten Bestellungen der letzten Wochen.
Zahlungsziel 30 Tage. Keine Einrichtungsgebühr on top, keine Nutzerlizenzen, keine Staffel, die später zuschlägt.
Großhändler mit gepflegtem Artikelstamm und viel Bestelleingang per Mail.
Typischer Zuschnitt: 20 bis 250 Mitarbeitende, ein oder mehrere Standorte, ein etabliertes ERP-System und ein Innendienst, der den Bestelleingang bisher von Hand erfasst.
Was uns im Erstgespräch am häufigsten gefragt wird.
Was passiert, wenn die KI etwas falsch liest?
Dann fällt es bei der Freigabe auf – so wie heute bei einem Tippfehler in der manuellen Erfassung. Der Unterschied: Auftragsdock markiert unsichere Positionen selbst und legt sie gezielt vor, statt sie im Stapel untergehen zu lassen. Ein Auftrag verlässt das System nie ohne die Bestätigung eines Ihrer Mitarbeiter.
Muss unser ERP-System dafür angefasst werden?
Nein. Im einfachsten Fall bekommen wir eine Weiterleitung Ihres Bestellpostfachs und einen Export Ihres Artikel- und Kundenstamms. Der Auftragsentwurf wird so bereitgestellt, dass Ihr Innendienst ihn übernehmen kann. Eine tiefere Anbindung ist möglich, aber kein Muss für den Start.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Für den Start rechnen wir mit ein bis zwei Wochen, davon liegt der Aufwand bei Ihnen im Bereich weniger Stunden: Postfach freigeben, Stammdaten bereitstellen, ein Abstimmungstermin. Danach testen wir zuerst an Ihren echten Bestellungen der Vorwochen, bevor irgendetwas produktiv geht.
Wo liegen unsere Daten?
Die Verarbeitung erfolgt auf Servern in der EU. Wir schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO mit Ihnen ab. Ihre Bestell- und Stammdaten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
Was ist, wenn ein Kunde seine Bestellungen anders formatiert als bisher?
Genau dafür ist es ein betreuter Dienst und kein Softwarekauf. Neue oder geänderte Formate passen wir im laufenden Betrieb an, ohne Zusatzkosten. Sie merken es im Idealfall gar nicht.
Wer steht dahinter?
Auftragsdock ist ein Angebot der Heldenwerft GmbH. Wir sind ein kleines Team aus Softwareentwicklung und IT-Leitung im Handel – klein genug, dass Sie im Betrieb mit denselben zwei Leuten sprechen, die das System gebaut haben.
Schicken Sie uns zehn Ihrer echten Bestellungen.
Wir lassen sie durch Auftragsdock laufen und zeigen Ihnen im Gespräch, was dabei herauskommt – an Ihren Artikeln, mit Ihren Kunden, inklusive der Stellen, an denen das System nachfragen würde. 20 Minuten, ohne Verpflichtung.
Oder rufen Sie an: +49 (0) 000 000 000